El éxito de una empresa comienza con la administración de su flujo de caja

El éxito de una empresa comienza con la administración de su flujo de caja

La mayoría de los empresarios pequeños probablemente estén de acuerdo en que la administración del flujo de caja no es el aspecto más cautivante de su negocio. Si bien ciertamente no tiene nada glamoroso, de la administración de flujo de caja depende si la empresa prosperará, tendrá dificultades o sufrirá una muerte lenta. En cualquier etapa de las operaciones, el flujo de caja es el alma de la empresa, pero pocos empresarios le prestan la atención que merece.

Las pequeñas empresas tienen más probabilidades de sobrevivir a las decisiones comerciales críticas cuando sus administradores conoen la cantidad de efectivo que debe entrar y salir. Para esto hay que contar con un pronóstico confiable del flujo de caja para predecir los gastos mensuales futuros mientras se controla el efectivo que se tiene. Una proyección de seis a doce meses del efectivo que se necesitará servirá para medir la salud financiera actual y futura de su empresa.

El primer paso para desarrollar un pronóstico preciso es desglosar todas las fuentes de ingresos, que deben incluir ventas en efectivo a clientes, ventas a crédito con pagos en cuotas, efectivo de líneas de crédito e inyecciones de efectivo.

El siguiente paso es clasificar todos los gastos recurrentes conocidos, como los pagos de nómina, impuestos, alquiler, gastos operativos y pagos a proveedores. Ambos lados del libro mayor tienen que incluir cronogramas específicos para medir precisamente los tiempos y cantidades de entradas y salidas de efectivo. A partir de este análisis se puede determinar cuánto efectivo se necesita en cada intervalo y qué cantidad de sobrante de flujo de caja se puede aplicar a una cuenta de capital de trabajo que devengue intereses. Igual de importante es que puede posicionar a la empresa para soportar circunstancias imprevistas que podrían provocar una crisis de efectivo.

Implementando las herramientas adecuadas de administración de efectivo, las pequeñas empresas pueden tener la ventaja de reaccionar rápido y ágilmente ante las circunstancias cambiantes. Por suerte, con la tecnología disponible hoy en día a través de bancos que se especializan en soluciones bancarias para empresas, los empresarios pueden acceder a soluciones de administración de efectivo de avanzada a un precio asequible.

Claves para una administración eficaz de flujo de caja

En la realidad, la mecánica básica de la administración de flujo de caja se aplica de manera similar a pequeñas empresas y empresas grandes; la única diferencia son las herramientas que se necesitan. Las empresas en crecimiento tienen que acumular efectivo con la mayor eficacia y eficiencia posibles y al mismo tiempo tener más control sobre el efectivo que gastan para que se pueda utilizar mejor dentro de la empresa. Para esto se necesita un método más estudiado y disciplinado para la gestión del flujo de caja. Por suerte ahora existen algunas soluciones simples y asequibles que pueden ayudar a las pequeñas empresas a tomar el control de su flujo de caja.

Entrada de efectivo

Las empresas deben ser capaces de convertir sus cuentas por cobrar en efectivo lo más rápido posible. Si las cuentas por cobrar se salen de control podría ser el principio de una caída devastadora del flujo de caja. La clave es sistematizar y automatizar siempre que sea posible.

No permita que sus clientes definan las condiciones de pago

Si deja que sus clientes dictaminen las condiciones de pago, comenzar a tener problemas de flujo de caja será solo cuestión de tiempo. Implemente condiciones de pago estrictas, incluso si esto significa perder a un posible cliente, particularmente en los casos en los que se está dando crédito. Sus condiciones de pago deben incluir plazos específicos para pagar el saldo adeudado, multas por pagos atrasados y condiciones que podrían desencadenar medidas legales. Los buenos clientes respetarán su formalidad.

Automatice su proceso de facturación

Si hace falta más de una persona o más de un día para que una factura le llegue a un cliente, está perdiendo valiosos recursos y tiempo. Si consideramos que podría tener que esperar hasta 60 días para recibir el pago (con condiciones de pago neto a 30 días), no se puede dar el lujo de juntar sus facturas manualmente y enviarlas una vez a la semana o una vez al mes. Al usar un proceso de facturación automática puede reducir los costos de personal. y además acelerar la conversión de cuentas por cobrar a efectivo.

Automatice sus cobros

En las pequeñas empresas, las operaciones de cobro pueden sobrecargar sus recursos y afectar seriamente su flujo de caja. Automatice su sistema de cuentas por cobrar para que la persona encargada de la facturación tenga un informe diario clasificado por período y monto adeudado. Además de ayudarle a anticipar posibles problemas en el flujo de caja, será muy útil para el encargado de facturación, que podrá enfocarse en cuentas pendientes por orden de prioridad. Consulte en su banco sobre un sistema de cobro automatizado.

Acepte pagos electrónicos

Con la disponibilidad de procesos de pagos electrónicos asequibles a través de un banco comercial, como tarjetas de crédito y transferencias electrónicas de fondos, no hay motivo por el que una pequeña empresa no podría acelerar sus entradas de efectivo a la vez que minimiza su flotante. Las opciones de pagos digitales pueden, además de mejorar el proceso de cuentas por cobrar, ofrecer una mayor protección contra fraudes.

Ponga su efectivo a trabajar

En la era digital el efectivo jamás debería dejar de moverse. Hasta no hace mucho tiempo las empresas tenían que acumular el exceso de efectivo y correr al banco para hacer un depósito. Hoy en día su efectivo puede pasar automáticamente de su cuenta de cheques comercial a una cuenta que devengue intereses cada noche. Estos sistemas de traspaso automático determinan qué cantidad de efectivo sobrante se puede traspasar para que le quede lo que necesita para los pagos del día siguiente. Si pone su efectivo a trabajar podría agregar cientos de dólares a su flujo de caja cada mes.

Controle sus gastos

Por supuesto, muchos problemas de flujo de caja se pueden resolver administrando mejor los gastos. Sin embargo, muchas pequeñas empresas tienden a enfocarse en reducir sus gastos a corto plazo -recortar alguno que otro gasto o pidiendo un descuento por única vez en materiales, etc. Para una administración de gastos eficaz se necesita un plan a largo plazo con una revisión permanente de los gastos. Hay que enfocarse en crear ahorros sostenibles en los costos operativos y de proveedores. Por ejemplo, podría ser más rentable negociar mejores condiciones de pago que un mejor precio.

Control de la salida de efectivo

En el lado de gastos del libro mayor, controlar cómo, cuándo y a quién se hacen los pagos puede tener un gran impacto en su flujo de caja tanto como la entrada de efectivo. Cuanto más tiempo pueda tener su efectivo trabajando a su beneficio en la empresa, mayor control tendrá sobre toda su situación de flujo de caja.

Controle sus erogaciones

Para que su empresa pueda retener el efectivo unas cuantas semanas más -o hasta unos días más- y seguir acumulando intereses, bien vale la pena analizar las condiciones de pago de todos sus distribuidores y proveedores para determinar un programa de pagos preciso. Muchas empresas se limitan a usar un programa de pagos interno en base a un día determinado de la semana o el mes para pagar las cuentas. Es común que algunas empresas paguen todas sus cuentas a la vez, lo que podría llegar a crear crisis de efectivo a corto plazo. El objetivo debería ser que su empresa retenga el efectivo el mayor tiempo posible. La mejor manera de lograrlo es usar un sistema automatizado de cuentas a pagar vinculado a la Cámara de Compensación Automatizada (ACH) o una transferencia electrónica de fondos (EFT).

Digitalice sus cuentas a pagar

Emitir, controlar y conciliar cheques impresos puede agobiar los recursos de una pequeña empresa. Las pequeñas empresas ahora tienen acceso a soluciones de pago electrónicas, como la Cámara de Compensación Automatizada (ACH), transferencias electrónicas de fondos y plataformas de banca en línea que les permiten simplificar los procesos de cuentas a pagar y reducir el tiempo, costo y errores relacionados con los pagos manuales. La capacidad de monitorear las transacciones en tiempo real mejora su capacidad de administrar su posición de efectivo en todo momento.

Tercerice su nómina

Para muchas pequeñas empresas el mayor desembolso es el pago de nómina. También puede ser una de las funciones de una empresa que más recursos requiere y que debe hacerse según un cronograma. Cada vez más empresas están implementando procesos automatizados de pago de nómina para reducir costos y a la vez elevar la satisfacción de los empleados. Algunas pequeñas empresas han adoptado tarjetas de nómina como una manera de ofrecer a sus empleados una manera segura, práctica y de bajo costo de administrar sus finanzas. La nómina se descarga directamente a tarjetas Visa® que se pueden usar en cualquier lado y que ofrecen al titular protección contra responsabilidad.

Asóciese con su banco para idear soluciones más creativas

La relación entre las pequeñas empresas y los bancos ha cambiado enormemente en los últimos años. La era digital ha introducido nuevas tecnologías con las que las pequeñas empresas pueden acceder a opciones económicas para la administración de efectivo a gran escala y procesos centralizados, algo que era inimaginable hace una década. Ahora cualquier empresa puede trabajar con la Cámara de Compensación Automatizada (ACH) a través de su banco y aprovechar procesos de cobros y pagos más simples. La época de completar un talón de depósito y correr al banco antes del cierre ya se terminó. Con los servicios de depósito remoto las empresas pueden hacer depósitos en cualquier lugar que tengan una conexión a internet. Y con la capacidad de controlar todas las funciones de la administración de efectivo en línea a través de un portal centralizado, los empresarios pequeños tienen un nivel de control que era impensado hace algunos años.

Con la variedad de excelentes soluciones de administración de efectivo disponibles en la actualidad, los empresarios pequeños no tienen por qué desconocer su situación de flujo de caja y su dinero no tiene por qué dejar de moverse.