Presupuestos de efectivo y capital

Presupuestos de efectivo y capital

Elaborar un presupuesto de efectivo y la tasa interna de retorno para presupuestos de capital

Los presupuestos son planificaciones a corto plazo de cómo operarán los negocios, cómo se gastará el dinero, cómo se recibirán el ingreso y las ganancias. Un buen presupuesto le permite a una empresa no solo planificar sino también reaccionar frente a circunstancias imprevistas. Existen muchos tipos diferentes de presupuestos. Los más comunes son los presupuestos de efectivo y de capital. Veamos de qué se trata cada uno con más detalle:

Presupuesto de efectivo

Un presupuesto de efectivo es similar a un presupuesto familiar. Lo más importante de un presupuesto de efectivo es que puede indicar los períodos en los que el "flujo de efectivo entrante" y el "flujo de efectivo saliente" están desequilibrados. Un presupuesto de efectivo es como un pronóstico del futuro: puede proteger a su empresa de variaciones temporales en el flujo de caja, ofrecerle un panorama de cómo serán los gastos en diferentes escenarios comerciales, permitirle tomar decisiones de contratación y expansión, y ayudarle a evaluar las operaciones a nivel macro y micro.

La tendencia suele ser elaborar presupuestos de efectivo para al menos un año, pero usted puede armar uno por el período de tiempo que desee y que tenga sentido según sus necesidades.

Los presupuestos de efectivo tienen tres categorías principales. Dos son fáciles de determinar; la tercera requiere un poco de trabajo:

  • Período de tiempo

    - el marco temporal del presupuesto
  • Situación de efectivo estimada

    - cuánto efectivo desea tener a mano siempre (esto dependerá del tipo de negocio que opere, la previsibilidad de su flujo de caja y la frecuencia con la que cree que aparecerán oportunidades para hacer inversiones rápidas o compras de suministros)
  • Ventas y gastos estimados

    - básicamente, el efectivo entrante y el efectivo saliente

Las primeras dos categorías son, como se dijo, relativamente fáciles de determinar. Analicemos las ventas y los gastos estimados dado que estos puntos conforman gran parte de un presupuesto de efectivo y pueden ser más difíciles de proyectar.

Ingresos y gastos estimados

Calcular los ingresos, o las ventas, es la base de un presupuesto de efectivo. Una vez que obtiene esa cifra, muchos gastos se suceden naturalmente. El problema es sin dudas que para calcular las ventas hay que hacer algunas suposiciones, en especial si está poniendo en marcha un negocio o no tiene antecedentes para usar de referencia. Si ese es el caso, su mejor apuesta es elaborar una serie de presupuestos de efectivo: uno con el cálculo de ventas que cree que es el más preciso, y luego otros presupuestos con diferentes umbrales, por ejemplo un 10% y 20% por debajo de su mejor cálculo y un 10% y 20% por encima.

Recuerde que crear presupuestos para falta de ventas es normalmente más importante que para las mejores situaciones. Aunque las ventas por encima del nivel anticipado pueden generar sus propias problemáticas, no hay propietarios de negocios que no estén dispuestos a lidiar con este tipo de problema. Elaborar una planificación de antemano para la posible falta de ventas podrían ayudarle a tomar decisiones rápidas para mantener en funcionamiento su negocio.

Para obtener más información sobre los pronósticos de venta, lea el artículo Pronóstico financiero. [ENLACE A: I&R Making Smart Financial Decisions]

Estimar los gastos debería ser un poco más sencillo. Por ejemplo, si piensa alquilar una oficina o si ya lo hizo, debería saber con anticipación cuánto gastará de alquiler, servicios públicos y seguro. Si desconoce estos datos, con un presupuesto de efectivo sabrá si puede hacerles frente a estos gastos. Lo mismo ocurre con los salarios de los empleados, las necesidades de equipo, suministros y otros artículos de gasto fijo.

Así es como puede verse un presupuesto de efectivo (en términos simples):

Período de tiempo: del 1 de enero al 31 de diciembre

 


Efectivo en mano:

$20,000

Ingresos estimados

 


Venta de productos

$200,000

Venta de servicios

$55,000

Otros ingresos

$2,000

Ingresos totales

 

$257,000

 

Gastos estimados

 


Sueldos, salarios:

$120,000

Suministros

$20,000

Alquiler

$20,000

Publicidad

$10,000

Inventario

$40,000

Equipo

$15,000

Gastos totales

 

$235,000

 

Ganancias/Pérdidas

 

$22,000

 

Recuerde que la información de arriba es solo un ejemplo de cómo se vería un presupuesto. Cada elemento podría incluir diversas subcategorías para hacer un presupuesto más detallado.

Los presupuestos de efectivo pueden y deberían actualizarse con el tiempo, especialmente a medida que usted mejora la historia de las ventas y los gastos reales. Mientras más datos históricos tenga a mano, más precisa será la predicción de los eventos futuros.

Presupuestos de capital

Un presupuesto de capital es una herramienta que se utiliza para planificar proyectos grandes de capital intensivo a largo plazo, como ampliar instalaciones, comprar equipos más grandes o financiar una investigación a largo plazo. A diferencia de los presupuestos de efectivo, los presupuestos de capital no les dan tanta importancia a los cálculos pero sí al análisis financiero. La mayoría de los negocios usan una de varias herramientas financieras, como tasa interna de retorno, período de recuperación o análisis del valor actual neto, para determinar si las inversiones de capital tienen sentido en términos financieros.

Veamos cada una de las herramientas. Recuerde que el objetivo de estas descripciones no es enseñarle una fórmula sino ofrecerle un resumen de cada método.

Tasa interna de retorno (IRR)

La IRR se utiliza para predecir el potencial de una inversión de capital en base al flujo de caja futuro. La teoría detrás de la IRR es que los proyectos de inversión generarán flujos de caja negativos al principio, cuando el dinero se invierte para financiar el proyecto, y más adelante cuando el proyecto comience a registrar mayores ventas o ingresos, debería generar flujos de caja positivos. Mientras más alta sea la IRR, mejor se calculará el proyecto a ejecutar. Como la IRR se expresa en porcentajes, es fácil comparar un proyecto con otro para determinar cuál generará el retorno más alto.

Período de recuperación

El período de recuperación es el plazo de tiempo que necesita una inversión para dar sus frutos. Por ejemplo, sin incluir el efecto del interés ni el valor actual del dinero para simplificar, una inversión de $4,000 con una rentabilidad de $1,000 al año requiere un período de recuperación de cuatro años. Los períodos de recuperación más cortos son mejores que los más largos.

Valor actual neto (NPV)

El valor actual neto analiza los dólares a futuro que generará un proyecto usando el valor actual de esos fondos. En otras palabras, la ganancia en dólares en el futuro tiene menos valor que la ganancia que se obtenga hoy. El NPV tiene en cuenta el valor actual del dinero. Los cálculos de NPV analizan la cantidad y el momento de los flujos de caja proyectados, luego los descuentos de los flujos de caja a futuro para determinar un valor actual.

Un factor clave en los cálculos de NPV es la tasa de corte. La tasa de corte es la tasa mínima aceptable de rendimiento de una inversión. Diferentes empresas utilizan diferentes tasas de corte, y consideran el riesgo, la disponibilidad de capital y las proyecciones de venta. De hecho, la tasa de corte es como un umbral interno que ayuda a determinar si un proyecto tiene sentido.