Tomar decisiones financieras inteligentes

Tomar decisiones financieras inteligentes

La planificación es un proceso permanente. Todos los días, los empresarios crean y modifican planes de corto y largo plazo. Los planes de corto plazo son de naturaleza táctica y están diseñados para adaptarse a las oportunidades y desafíos operativos normales. Los planes con plazos más largos, al ser de una naturaleza más estratégica -porque incluyen temas como la conveniencia de ampliar las operaciones o no, comprar equipos nuevos o contratar más personal- requieren decisiones que podrían tener implicancias financieras importantes para la empresa. Los pronósticos financieros a menudo son la clave para tomar decisiones financieras inteligentes.

En el nivel más simple, los pronósticos financieros se basan en suposiciones y cálculos. Los pronósticos de ventas, pronósticos de producción y pronósticos de efectivo son algunas de las herramientas de planificación financiera más comunes. El objetivo es simple: al analizar los datos históricos y/o investigaciones de mercado y hacer unas cuantas suposiciones clave, los pronósticos financieros se usan para crear planes para el futuro de la empresa.

La importancia de las suposiciones

Si bien los datos son importantes -en general, "mientras más datos, mejor" se aplica a los pronósticos financieros- hay que hacer ciertas suposiciones. Ya que nadie puede predecir el futuro, los modelos creados se basan en suposiciones sobre lo que podría pasar: si las ventas aumentarán o bajarán y en qué porcentaje; si la mano de obra, materiales, costos, etc. aumentará o bajará y en qué porcentaje; si las tasas de interés y la disponibilidad de capital fluctuarán, etc.

Las suposiciones son en efecto "estimaciones aproximadas" analizadas, fundadas y, con suerte, precisas en cuanto a la dirección. Muchas compañías hacen pronósticos financieros usando una variedad de suposiciones y tomando en cuenta distintos niveles de resultados proyectados. Por ejemplo, un pronóstico de ventas podría hacerse con un crecimiento en ventas del 5%, 10%, 20%, o incluso una baja en las ventas del -5% o del -10%. La clave es analizar distintas situaciones y medir el impacto posible en las operaciones y el rendimiento financiero; las suposiciones son una parte necesaria para crear dichos modelos.

Si bien las empresas ya establecidas pueden usar datos históricos que permiten en parte indicar resultados futuros, las empresas nuevas o que están comenzando se ven forzadas a hacer una cantidad de suposiciones. Es por eso que es tan importante hacer un plan comercial integral basado en una amplia variedad de modelos financieros.

La suposición más básica en general son las ventas futuras.

Pronóstico de ventas

Las ventas son lo que impulsa a la empresa: sin ventas, no hay negocio. El pronóstico de ventas intenta predecir las ventas para poder determinar otros requisitos operativos, como los pronósticos de producción. Para poder calcular las ventas, la mayoría de las empresas analizan los historiales de ventas y otros factores conocidos que pueden influir en las ventas futuras. Por ejemplo, una investigación de mercado podría indicar que varios competidores se han salido del mercado y eso podría suponer un aumento en las ventas. Por otro lado, la empresa puede haber decidido dejar de vender una línea de productos que no se vendía mucho, lo que garantizaría una caída en las ventas, al menos en el corto plazo.

Después de recopilar y analizar los datos, se predice el volumen de ventas. Muchas veces las empresas también incluyen los niveles de precios proyectados en el pronóstico de ventas, ya que el precio tiene un efecto importante sobre la rentabilidad. La mayoría de las empresas elaboran varios pronósticos de ventas en base a cambios incrementales en las ventas anticipadas; se usa una cifra de ventas "objetivo" para generar la mayoría de los demás modelos, pero también se pueden usar cifras de ventas más/menos para estimar el efecto en las operaciones. Por ejemplo, un crecimiento proyectado del 10 % en las ventas podría calcularse según la capacidad de producción actual; si las ventas crecen en un 20 %, se necesitará una mayor capacidad, y esto permite a la empresa crear planes de contingencia proactivos en caso de que las ventas superen lo pronosticado.

Una vez más, predecir el futuro con precisión es imposible; el pronóstico de ventas es simplemente el mejor cálculo de la empresa sobre las actividades futuras -y en la mayoría de los casos también sirve como un objetivo para la compañía. Si bien el pronóstico de ventas sí implica cierto grado de conjetura, sin un pronóstico de ventas no hay una manera real de hacer los cálculos para otras necesidades operativas, como la producción.

Pronóstico de producción

El pronóstico de producción se basa principalmente en suposiciones hechas en el pronóstico de ventas. El primer paso es crear un plan de producción basado en las ventas proyectadas; hacerlo es relativamente fácil ya que un buen pronóstico de ventas predice el volumen de ventas por mes o incluso semana. Usando el volumen de ventas como suposición, se hace un pronóstico de producción para cubrir la demanda. Si la capacidad es pareja pero el volumen de ventas incluye picos, se podría desarrollar un plan de producción que abarque excedentes de inventario para cubrir los cambios en volumen por temporada, o la compañía podría planificar usar horas extras o tercerizar ciertos servicios para cubrir la demanda.

Una vez desarrollado el pronóstico de producción se pueden hacer otros planes operativos: si se necesita equipos nuevos, si se necesitan nuevos empleados, en qué momento deben comprarse materiales y suministros, etc. Es allí que se pueden determinar los costos y evaluar la rentabilidad -una vez más, todo en base a unas cuantas suposiciones clave.

En efecto el pronóstico de ventas y el pronóstico de producción sientan la base para un presupuesto. Piénselo de esta manera: si conoce el volumen de ventas y precios, y conoce los costos de producir, comercializar y distribuir lo que vende, entonces ha creado una guía para sus operaciones y rendimiento financiero (asumiendo que todas las suposiciones que hizo sean correctas).

Pronóstico de efectivo

El pronóstico de efectivo es un cálculo de las entradas (ganancias) y salidas (gastos) de efectivo en el futuro. Una vez completados los pronósticos de ventas y producción se sabe en qué momento se tendrán muchos gastos: salarios, costos de suministros, costos de servicios públicos, etc. El pronóstico de ventas también debería incluir una predicción de ventas y, por lo tanto, de ganancias. El pronóstico de efectivo desglosa las ganancias y gastos por período para indicar si la empresa tendrá fondos suficientes a mano en un momento dado para cubrir las necesidades operativas. Por ejemplo, dados los cambios anticipados en volumen quizás la empresa necesite intensificar la producción en agosto, lo que significa comprar más materiales y suministros de lo normal y trabajar muchas horas extras. La venta de los artículos producidos no se hará hasta octubre, y el pago por dichos artículos no se recibirá hasta noviembre. Como resultado, el flujo de caja podría ser un gran problema y la empresa podría tener que pedir dinero para cubrir los costos operativos o extraer fondos del efectivo disponible.

Sin los pronósticos de ventas, producción y efectivo sería imposible hacer este tipo de planificación operativa y financiera, y la empresa podría no tener fondos suficientes para cubrir las demandas de ventas.

Algunas cosas a tener en cuenta sobre los pronósticos financieros:

  • Los pronósticos se hacen en base a datos históricos y estimaciones fundadas. Si el mercado cambia significativamente, los datos históricos y "sabiduría acumulada" no serán de mucha ayuda para predecir los eventos futuros.
  • Los pronósticos se basan en suposiciones: siempre desarrolle una variedad de pronósticos en base a distintas situaciones supuestas y cree planes de contingencia para cada una.
  • Si el pronóstico abarca un período mayor en general será más impreciso. Lo único seguro es el cambio, especialmente a largo plazo.